Menu

Je afwezigheid in Teams

Afwezigheid in Teams

Wanneer ben je dan wel aanwezig?

Je status op Microsoft Teams verandert automatisch naar ‘Afwezig’ als je even weg bent, bijvoorbeeld om naar de wc te gaan of koffie te halen. Dit gebeurt omdat Microsoft heeft ingesteld dat je status automatisch naar ‘Afwezig’ verandert als je ongeveer 10 minuten geen gebruikmaakt van je computer. Microsoft Teams communiceert jouw status op een subtiele en doeltreffende manier de informatie over jouw beschikbaarheid voor je team, collega of mede (externe)Teams gebruiker. Of je nu “Beschikbaar” bent en paraat staat om te helpen, “Niet storen” bent en geconcentreerd werkt, “Afwezig” bent voor een korte pauze of “Bezet” bent in een vergadering, je status laat je teamleden weten of en wanneer ze contact met je kunnen opnemen. Het is een vriendelijke manier om transparantie en samenwerking te bevorderen, waarbij respect voor ieders tijd en focus centraal staat. Gebruik deze subtiele communicatietool om effectiever te werken en het teamwork binnen je organisatie te verbeteren.

Hoe op te lossen

Praktische tips

Als je wilt voorkomen dat jouw status in Microsoft Teams automatisch naar afwzigheid schakelt zijn er een paar alternatieven te overwegen:

  • Houd je muis in beweging: Zolang je muis blijft bewegen, verandert je status niet in ‘Afwezig’. Er zijn speciale apparaten, zoals muis jigglers of USB-sticks, die ervoor zorgen dat je muis altijd in beweging blijft.
  • Pas de status handmatig aan: Je kunt je status aanpassen via je profielfoto en kiezen voor een bepaalde duur.
  • Plan je agenda vol met fictieve afspraken: Hierdoor blijft je status altijd op ‘Bezet’ staan, maar het nadeel is dat je niet beschikbaar bent.
  • Gebruik programma’s die je muis in beweging houden: Wees hierbij wel voorzichtig met het installeren van dergelijke programma’s1.
  • Daarnaast kun je in Teams ook tijdelijke statusberichten instellen om je collega’s te laten weten dat ze je kunnen bereiken.

Hopelijk helpt dit je om je status beter te beheren!

Grapje natuurlijk.

Het bovengenoemde voorbeeld van ‘afwezigheid’ in Teams kan leiden tot ongewenste telefonische onbereikbaarheid. Dit is natuurlijk niet gewenst, zeker als je tezamen met je collega’s verantwoordelijk bent voor de telefonische bereikbaarheid van jouw afdeling, dienst of cluster. Bij de 365 Angels lossen we dit anders op. Door de verschillende opties in Teams met elkaar door te nemen stemmen we de gewenste bereikbaarheid af tegen de technische mogelijkheden. Soms betekent dit dat we Presence Based Routing uit moeten zetten of als het aan blijft staan dat we de gebruikers heel goed uitleggen wat ze zelf kunnen doen hun telefonische bereikbaarheid te optimaliseren.

Governance

Visie, Richtlijnen, Procedures en Afsprakenkaders

Vaak horen we bij onze opdrachtgevers dat er reeds een visie bestaat op ‘dienstverlening’. Dit gaat meestal wel wat breder dan de visie op telefonische bereikbaarheid, toch is dit het vertrekpunt. Met deze visie in de hand stemmen we met diverse stakeholders af wat zij onder dienstverlening verstaan en hoe dit tot uiting komt in de gewenste telefonische bereikbaarheid. Stakeholders kunnen zijn IT, HR, Communicatie, Afdelingshoofd of de Directie. We zien dat iedere stakeholder zijn of haar eigen speciefieke uitdagingen kent.

Change Management is een belangrijk onderdeel van onze projecten. Zo stemmen we niet alleen de gewenste Governance af maar besteden we ook aandacht aan de organisatiecultuur, organisatiemiddelen en de ervaringen uit eerdere projecten. Samen bepalen we wat er onder succes wordt verstaan.

vergeet dit bericht niet te delen

Gerelateerde artikelen