De gemeenten Horst aan de Maas en Venray hadden behoefte aan een moderne telefonieoplossing die hun KCC (Klant Contact Centrum) en interne teams beter bereikbaar maakt. Daarnaast was er een duidelijke wens om meer inzicht te krijgen in het belverkeer en de prestaties van de telefonische dienstverlening. Het bestaande systeem was beperkt in rapportagemogelijkheden en vereiste aanvullende software voor volledige functionaliteit. De bestaande Mitel telefooncentrale voldeed niet meer aan de eisen van flexibiliteit en integratie met moderne werkplektechnologie.
365 Angels heeft beide gemeenten begeleid in een gezamenlijke implementatie van Microsoft Teams Telefonie. Door gebruik te maken van de standaardmogelijkheden binnen Microsoft 365, werden alle telefonische functies geïntegreerd zonder aanvullende licenties of add-ons. Het KCC en andere afdelingen zijn nu direct bereikbaar via Teams, en beheerders beschikken over uitgebreide rapportages en dashboards. De aanpak was pragmatisch, mensgericht en afgestemd op de gemeentelijke context. De implementatie maakte deel uit van een bredere modernisering van de werkplek, gebaseerd op Windows 11 en Microsoft 365, waarbij Teams Telefonie naadloos is geïntegreerd in de dagelijkse werkomgeving van medewerkers. Het project is in goede harmonie uitgevoerd, waarbij de samenwerking tussen alle betrokkenen soepel verliep. Tijdens de implementatie zijn de functioneel beheerders direct opgeleid, waardoor zij in staat zijn om zelfstandig 1e en 2e lijns vraagstukken op te lossen. De gemeenten doen sindsdien slechts in uitzonderlijke gevallen een beroep op de ondersteuning van 365 Angels.
De implementatie heeft geleid tot een aanzienlijke verbetering in de bereikbaarheid van gemeentelijke teams, met name het KCC. Medewerkers kunnen eenvoudig gesprekken aannemen, doorverbinden en samenwerken binnen één platform. Daarnaast biedt Teams Telefonie uitgebreide rapportagemogelijkheden, waardoor het management beter kan sturen op bereikbaarheid en klanttevredenheid. Het feit dat dit alles gerealiseerd is zonder extra software maakt het beheer eenvoudiger en kostenefficiënt.
De vervanging van de Mitel telefooncentrale door Teams Telefonie heeft geleid tot een toekomstbestendige oplossing die perfect aansluit bij de moderne werkplek. Dankzij de gerichte opleiding van functioneel beheerders is er een hoge mate van zelfredzaamheid ontstaan binnen beide gemeenten. Dit draagt bij aan een duurzame oplossing waarbij externe ondersteuning tot een minimum beperkt blijft.
De samenwerking met 365 Angels was zeer prettig. We hebben nu een telefonieoplossing die volledig geïntegreerd is in onze Microsoft 365-omgeving. Onze medewerkers zijn beter bereikbaar en we hebben eindelijk goed inzicht in onze telefonische prestaties. Wat ik vooral waardeer is dat er altijd een luisterend oor was en dat 365 Angels flexibel meebewoog met veranderende omstandigheden.
