Collega's zien in Microsoft Teams in één oogopslag of je beschikbaar bent. Maar wat als Teams je op "Afwezig" zet terwijl je achter je bureau zit? Of als klanten en collega's niet weten dat je een week vrij bent? In dit artikel leggen we uit hoe afwezigheid in Teams werkt en hoe je het zelf onder controle houdt.

Twee soorten afwezigheid in Teams

In de praktijk gaat het om twee verschillende dingen die vaak door elkaar worden gehaald:

  • Je aanwezigheidsstatus: het gekleurde bolletje bij je naam, zoals Beschikbaar, Bezet, Niet storen of Afwezig.
  • Je afwezigheidsmelding (buiten kantoor): een automatisch antwoord dat anderen zien als ze je mailen of een chat starten.

Waarom zet Teams me op Afwezig?

Teams past je status automatisch aan op basis van je activiteit. De meest voorkomende oorzaken:

  • Je bent een paar minuten niet actief op je computer of je scherm is vergrendeld.
  • De Teams-app op je telefoon staat op de achtergrond.
  • Je Outlook-agenda geeft aan dat je niet beschikbaar bent of dat je een afwezigheidsmelding hebt ingesteld.

Zit je dus in een document of in een ander programma te werken zonder de muis te bewegen in Teams, dan kan je status toch op Afwezig springen.

Je status handmatig instellen

  1. Klik rechtsboven in Teams op je profielfoto.
  2. Kies je huidige status en selecteer de gewenste status, bijvoorbeeld Beschikbaar of Niet storen.
  3. Kies bij Duur hoe lang de status moet blijven staan. Zo voorkom je dat Teams hem toch weer aanpast.

Een afwezigheidsmelding instellen

Ga je op vakantie of ben je een tijd niet bereikbaar? Stel dan een afwezigheidsmelding in:

  1. Open je profielmenu in Teams en kies Afwezigheid plannen.
  2. Zet de schakelaar voor automatische antwoorden aan.
  3. Vul de periode en je bericht in. Vermeld wie je vervangt of hoe mensen je collega's kunnen bereiken.

De melding wordt gedeeld met Outlook. Teams toont je collega's dat je afwezig bent, en e-mailers krijgen automatisch je antwoord.

Een statusbericht toevoegen

Met een statusbericht geef je extra context, bijvoorbeeld "Terug op maandag, voor spoed bel Jan". Je stelt het in via je profielmenu onder Statusbericht instellen. Je kunt ook kiezen om het bericht te tonen als mensen je een bericht sturen.

Tips voor organisaties

  • Spreek af dat medewerkers hun afwezigheidsmelding altijd instellen bij langere afwezigheid.
  • Gebruik een gedeelde wachtrij of een groepsmailbox voor vragen die niet kunnen wachten.
  • Laat telefonie meebewegen met de status, zodat gesprekken doorgezet worden naar een collega als jij afwezig bent.

Wil je Teams ook inzetten voor telefonie en klantcontact, zodat vragen nooit blijven liggen wanneer iemand afwezig is? Neem contact met ons op, we denken graag met je mee.

Veelgestelde vragen

Waarom staat mijn Teams-status op Afwezig terwijl ik werk?

Teams ziet alleen activiteit in Teams of op je apparaat. Werk je lang in een ander programma of is je scherm vergrendeld, dan wordt je status automatisch Afwezig.

Kan ik Teams verbieden mijn status te wijzigen?

Je kunt een status met een duur instellen, zodat deze niet automatisch verandert tot het einde van die periode.

Is de afwezigheidsmelding in Teams hetzelfde als in Outlook?

Ja, ze zijn gekoppeld. Een melding die je in Teams instelt, geldt ook voor je e-mail en andersom.