Iedereen wil met AI aan de slag. Maar wie te snel start, loopt vast. Copilot vindt bestanden die nooit gedeeld hadden mogen worden. Een AI-agent geeft antwoorden op basis van verouderde documenten. En na drie maanden gebruikt niemand de licenties meer.
Een AI readiness assessment voorkomt dat. Je toetst vooraf of je organisatie klaar is voor Copilot en AI-agents. En vooral: waar je eerst iets moet regelen.
In dit artikel krijg je de checklist die wij zelf gebruiken. Vijf gebieden, de vragen die je moet stellen en de rode vlaggen waar je op let.
Wat is een AI readiness assessment?
Een AI readiness assessment is een korte, gestructureerde check van je organisatie. Je kijkt niet alleen naar techniek. Je kijkt naar vijf dingen tegelijk:
- Strategie en use cases: weet je waarvoor je AI wilt inzetten?
- Data en toegangsrechten: is je informatie op orde en goed afgeschermd?
- Security en governance: heb je regels voor wat AI wel en niet mag?
- Mensen en vaardigheden: weten medewerkers hoe ze AI goed gebruiken?
- Licenties en techniek: heb je de juiste basis in Microsoft 365?
Gaat het specifiek om Microsoft 365 Copilot? Dan heet het vaak een Copilot readiness assessment. De vragen zijn grotendeels hetzelfde. Alleen ligt de nadruk nog meer op rechten en oversharing in SharePoint, OneDrive en Teams.
De checklist: vijf gebieden, de juiste vragen
| Gebied | Vragen die je stelt | Rode vlaggen |
|---|---|---|
| Strategie en use cases | Welke drie processen kosten nu de meeste tijd? Wie is eigenaar van het AI-traject? Hoe meet je succes? | "We willen iets met AI" zonder concreet doel. Geen eigenaar. Geen nulmeting. |
| Data en toegangsrechten | Waar staat je belangrijkste kennis? Wie heeft er toegang toe? Is die kennis actueel? | Sites die voor iedereen openstaan. Deellinks die nooit verlopen. Drie versies van hetzelfde beleid. |
| Security en governance | Is er een AI-beleid? Welke AI-tools gebruiken medewerkers nu al? Wie keurt nieuwe AI-toepassingen goed? | Geen beleid. Medewerkers die zelf gratis AI-tools gebruiken. Geen zicht op welke data daarin verdwijnt. |
| Mensen en vaardigheden | Weten medewerkers wat AI wel en niet kan? Is er training per rol? Zijn er ambassadeurs? | Eén algemene demo voor iedereen. Geen aandacht voor AI-geletterdheid. |
| Licenties en techniek | Zijn je identiteiten en apparaten goed beveiligd? Welke licenties heb je? Welke koppelingen zijn nodig? | Geen MFA. Geen gevoeligheidslabels. Licenties gekocht zonder plan voor gebruik. |
Gebied 1: strategie en use cases
Begin niet bij de technologie. Begin bij het werk. Welke vragen worden elke dag opnieuw gesteld? Welke taken kosten veel tijd maar weinig denkwerk? Daar zit de snelste winst.
Kies twee of drie concrete use cases. Bijvoorbeeld: vragen over HR-beleid beantwoorden, budget naast werkelijke uitgaven zetten of een klantgesprek voorbereiden. Leg vast hoe lang dat werk nu duurt. Zonder nulmeting kun je later niet aantonen wat AI oplevert.
Gebied 2: data en toegangsrechten
Dit is het gebied waar de meeste organisaties schrikken. Copilot en AI-agents in Microsoft 365 laten medewerkers alleen zien waar ze al toegang toe hebben. Dat is goed. Maar in veel organisaties staat er veel meer open dan iemand denkt.
Controleer daarom:
- welke SharePoint-sites en teams voor de hele organisatie toegankelijk zijn;
- waar deellinks naar "iedereen" staan;
- welke documenten verouderd zijn maar nog wel vindbaar;
- of elke belangrijke kennisbron een eigenaar heeft.
Een AI is zo goed als de informatie waarop hij steunt. Rommelige kennis geeft rommelige antwoorden.
Gebied 3: security en governance
AI zonder regels is een risico. Niet omdat de technologie gevaarlijk is, maar omdat niemand weet wat er gebeurt. Stel jezelf drie vragen:
- Hebben we een AI-beleid dat medewerkers kennen en begrijpen?
- Weten we welke AI-tools er nu al gebruikt worden, ook buiten IT om?
- Wie beslist over nieuwe AI-toepassingen en wie houdt toezicht?
Gebruiken medewerkers al gratis AI-tools met bedrijfsinformatie? Dan heb je te maken met shadow AI. Verbieden werkt zelden. Een veilig alternatief aanbieden wel.
Gebied 4: mensen en vaardigheden
Technologie is eenvoudig. Verandering is mensenwerk. Een licentie verandert nog niets aan hoe iemand werkt. Kijk daarom naar:
- AI-geletterdheid: de Europese AI-verordening verwacht dat organisaties zorgen voor voldoende AI-kennis bij medewerkers die met AI werken.
- Training per rol: een financeteam heeft andere voorbeelden nodig dan een salesteam.
- Ambassadeurs: collega's die laten zien hoe zij AI gebruiken, overtuigen meer dan elke demo.
Gebied 5: licenties en techniek
Tot slot de basis. Zijn je identiteiten beveiligd met MFA en voorwaardelijke toegang? Gebruik je gevoeligheidslabels voor vertrouwelijke informatie? Welke Microsoft 365-licenties heb je, en voor wie heeft Copilot echt waarde?
Koop geen licenties voor iedereen omdat het kan. Koop ze voor de rollen waar het tijd oplevert.
Wat levert een AI readiness assessment op?
Aan het einde heb je geen dik rapport nodig. Je hebt drie dingen nodig:
- Een eerlijk beeld van waar je staat, per gebied.
- Een korte lijst met risico's die je eerst moet oplossen.
- Een concreet startpunt: de eerste use cases en de stappen om ze live te zetten.
Hoe lang duurt het?
Een goede assessment hoeft geen maanden te duren. Met de juiste vragen en toegang tot je Microsoft 365-omgeving heb je binnen enkele weken een helder beeld. Vaak sneller.
Hoe 365 Agents helpt
Bij 365 Agents beginnen we elke samenwerking met deze analyse. We bekijken je kennis in SharePoint, je rechten en je processen. Daarna bepalen we waar de Frontier Crew het meeste oplevert. Je kiest de processen en keurt je kennis goed. Wij richten de agents in, met governance by design: de rechten in Microsoft 365 blijven gelden, en wij voegen de AI-governance toe die je nodig hebt.
Wil je weten hoe klaar jouw organisatie is voor Copilot en AI-agents? Plan een gesprek, het kost je 30 minuten.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een AI readiness assessment en een Copilot readiness assessment?
Een Copilot readiness assessment richt zich op Microsoft 365 Copilot, met extra nadruk op rechten en oversharing. Een AI readiness assessment kijkt breder, ook naar AI-agents, governance en use cases buiten Copilot.
Moet alles op orde zijn voordat we met AI starten?
Nee. Wachten tot alles perfect is, betekent vaak: nooit beginnen. Los de grootste risico's op en start met een kleine groep.
Wie moet er betrokken zijn?
Minimaal IT, een eigenaar vanuit de business en iemand die privacy en compliance bewaakt. Bij de use cases ook de teams die er dagelijks mee gaan werken.
Wat als we al Copilot hebben uitgerold?
Dan is een assessment net zo waardevol. Je ziet waar het gebruik achterblijft en welke risico's je alsnog moet afdekken.
