Een medewerker van een gemeente deelt een Excel-bestand met een externe partij. Er staan burgerservicenummers in. Niemand had het door, tot het te laat was.

Het is geen kwade wil. Het is gewoon te makkelijk. En precies daarom bestaan gevoeligheidslabels en DLP in Microsoft Purview.

Gevoeligheidslabels: de bescherming reist mee

Met een gevoeligheidslabel geef je een document of e-mail een classificatie. Bijvoorbeeld *Openbaar*, *Intern*, *Vertrouwelijk* of *Strikt vertrouwelijk*.

Aan een label koppel je bescherming:

  • Versleuteling: alleen bevoegde personen kunnen het document openen.
  • Markering: een koptekst of watermerk zoals "Vertrouwelijk".
  • Beperkingen: bijvoorbeeld niet doorsturen of niet afdrukken.

Het slimme is: die bescherming zit in het bestand zelf. Wordt het gedownload of doorgestuurd? Dan blijft de bescherming gelden.

Labels kun je ook op teams en SharePoint-sites zetten. Dan bepaal je bijvoorbeeld of gasten toegang mogen krijgen.

DLP: de vangnetfunctie

Data Loss Prevention (DLP) herkent gevoelige informatie en grijpt in. Denk aan:

  • Een waarschuwing als iemand een document met BSN-nummers extern deelt.
  • Het blokkeren van een e-mail met creditcardgegevens.
  • Een melding in Teams als iemand gezondheidsgegevens in een chat zet.

Purview herkent veel soorten gevoelige informatie standaard, waaronder Nederlandse en Belgische identificatienummers.

Zo voer je het in

  1. Begin met een eenvoudig labelschema. Vier of vijf labels zijn genoeg. Te veel keuze werkt verlammend.
  2. Laat gebruikers zelf labelen. Met een standaardlabel en duidelijke uitleg.
  3. Start DLP in testmodus. Kijk wat er gebeurt voordat je iets blokkeert.
  4. Gebruik eerst waarschuwingen. Een tip op het juiste moment leert meer dan een blokkade.
  5. Breid stap voor stap uit. Bijvoorbeeld naar automatisch labelen of naar apparaten.

Welke licentie heb je nodig?

Basisfuncties voor labels en DLP zitten in Business Premium en E3. Automatisch labelen en uitgebreidere DLP-functies vragen meestal E5 of een compliance-aanvulling.

Labels en Copilot

Gevoeligheidslabels werken ook samen met Microsoft 365 Copilot. Copilot respecteert de bescherming en neemt labels mee in nieuwe inhoud die het maakt op basis van gelabelde bronnen. Ben je van plan Copilot in te zetten? Dan is dit een goed moment om labels in te voeren.

Geen IT-project, maar een afspraak

Labels werken alleen als medewerkers begrijpen waarom. Leg uit wat vertrouwelijk is in jouw organisatie. Met voorbeelden uit het eigen werk. Zo wordt informatiebescherming een gewoonte, geen hindernis.

Wil je AVG-proof samenwerken in Microsoft 365? Plan een gesprek en we helpen je een labelschema op te zetten dat medewerkers echt gebruiken.

Veelgestelde vragen

Kunnen externen gelabelde documenten openen?

Ja, als je ze toegang geeft via het label. Ze loggen dan in met hun eigen account.

Wat is het verschil tussen een label en een bewaarbeleid?

Een gevoeligheidslabel beschermt informatie. Een bewaarlabel bepaalt hoe lang informatie bewaard blijft.

Kan DLP ook in Teams-chats werken?

Ja. DLP kan gevoelige informatie in Teams-chats en -kanalen herkennen en blokkeren, afhankelijk van je licentie.