"Het staat toch in de cloud? Dan is het veilig." Dat denken veel organisaties. En het klopt maar half.

Microsoft zorgt dat Microsoft 365 beschikbaar is. Dat servers niet uitvallen en dat je data niet verloren gaat door een kapotte schijf. Maar als jij of een aanvaller data verwijdert? Dan ligt het een stuk ingewikkelder.

Gedeelde verantwoordelijkheid

In de cloud deel je de verantwoordelijkheid met Microsoft:

  • Microsoft regelt: de infrastructuur, de beschikbaarheid en de fysieke beveiliging.
  • Jij regelt: wie toegang heeft, wat er met de data gebeurt en of je die data kunt terughalen.

Wat zit er standaard in?

Microsoft 365 heeft ingebouwde vangnetten:

  • Prullenbakken: verwijderde bestanden en mails blijven een beperkte tijd te herstellen.
  • Versiegeschiedenis: eerdere versies van documenten blijven bewaard.
  • OneDrive-herstel: je kunt een OneDrive terugzetten naar een eerder moment.
  • Bewaarbeleid: met Microsoft Purview bepaal je hoe lang informatie bewaard blijft.

Dat is waardevol. Maar het is geen back-up in de klassieke zin.

Waarom het niet genoeg is

  • Tijdslimieten: na de bewaartermijn van de prullenbak is data echt weg.
  • Ransomware: versleutelde bestanden in grote aantallen herstellen is lastig.
  • Fouten van beheerders: een verkeerd verwijderde site of mailbox valt soms buiten de vangnetten.
  • Medewerkers die vertrekken: wordt een account verwijderd, dan verdwijnt na een tijd ook de data.
  • Bewaarbeleid is geen herstelplan: het helpt je informatie bewaren, maar niet om snel een hele omgeving terug te zetten.

De opties

Microsoft 365 Backup

Microsoft biedt zelf een back-updienst voor SharePoint, OneDrive en Exchange. Je betaalt naar gebruik. De back-up staat binnen Microsoft en herstelt snel.

Een externe back-upoplossing

Gespecialiseerde leveranciers maken een kopie buiten Microsoft. Dat geeft extra zekerheid als je data op een andere plek wilt bewaren, bijvoorbeeld vanwege beleid of NIS2.

Vergeet Teams niet

Teams-gesprekken en -bestanden zitten verspreid over Exchange en SharePoint. Controleer of je back-upoplossing dat goed afdekt.

Test je herstel

Een back-up is pas iets waard als je kunt terugzetten. Test daarom periodiek of het herstel werkt. Hoe snel heb je een verwijderde site terug? En een complete mailbox?

Rust in je hoofd

Bij 365 Angels kijken we samen met je naar wat jouw organisatie echt nodig heeft. Geen standaardpakket, maar een herstelplan dat past bij je risico's.

Weet je zeker dat je jouw Microsoft 365-data kunt terughalen? Plan een gesprek en we kijken het samen na.

Veelgestelde vragen

Maakt Microsoft een back-up van mijn data?

Microsoft zorgt voor de beschikbaarheid van de dienst. Voor een volwaardige back-up waarmee je zelf herstelt, heb je een aparte oplossing nodig.

Hoe lang blijven verwijderde bestanden bewaard?

Dat verschilt per dienst en instelling. In SharePoint en OneDrive is dat standaard 93 dagen. Voor mail is het korter.

Is een back-up nodig voor NIS2?

NIS2 vraagt om bedrijfscontinuïteit, inclusief back-ups. Een goede back-up van Microsoft 365 hoort daar logischerwijs bij.