Microsoft Teams en telefonie
Microsoft Teams biedt organisaties één centrale omgeving voor chat, vergaderen, samenwerken en telefoneren. Om gesprekken te kunnen voeren naar vaste en mobiele telefoonnummers is echter ook een telefonieverbinding met het openbare telefoonnetwerk nodig.
365 Phone Connect Flex voorziet in deze verbinding en maakt het mogelijk om rechtstreeks vanuit Microsoft Teams te bellen en gebeld te worden.
Wat is 365 Phone Connect Flex?
365 Phone Connect Flex is een cloudgebaseerde telefoniedienst die telefoonnummers rechtstreeks koppelt aan Microsoft Teams. Hierdoor kunnen medewerkers:
Bellen en gebeld worden vanuit Microsoft Teams;
Werken vanaf pc, laptop, smartphone of Teams-telefoon;
Hun bereikbaarheid beheren binnen Teams;
Oproepen doorverbinden;
Gebruikmaken van wachtrijen en oproepgroepen;
Overal werken met dezelfde telefonieomgeving.
De complete oplossing wordt vanuit de cloud geleverd. Hierdoor zijn traditionele telefooncentrales, SIP-trunks of andere complexe telefonie-infrastructuren doorgaans niet meer nodig.
Hoe wordt 365 Phone Connect Flex afgenomen?
365 Phone Connect Flex wordt aangeboden als een abonnementsdienst met een contractperiode van 36 maanden. In tegenstelling tot traditionele telefonieprojecten is er geen investering nodig in een telefooncentrale, SIP-infrastructuur of andere telefoniehardware. Organisaties betalen een vast bedrag per gebruiker per maand voor de telefoniedienst. De dienst wordt daarbij gedimensioneerd op basis van het aantal gebruikers dat gebruikmaakt van Teams Telefonie. Hierdoor groeit de oplossing eenvoudig mee met de organisatie en blijven de kosten overzichtelijk en voorspelbaar. Dit abonnementsmodel maakt het mogelijk om moderne cloudtelefonie beschikbaar te maken zonder grote initiële investeringen.
Hoe werkt de koppeling met Microsoft Teams?
Binnen 365 Phone Connect Flex wordt een telefoonnummer gekoppeld aan een gebruiker, afdeling of dienst binnen Microsoft Teams. Vanaf dat moment functioneert Teams als de primaire telefoonclient. Inkomende en uitgaande gesprekken verlopen rechtstreeks via de Teams-applicatie die medewerkers al dagelijks gebruiken. Voor gebruikers verandert er weinig. Het verschil is dat telefonie volledig geïntegreerd wordt in de digitale werkplek.
Welke telefoonnummers kunnen worden gebruikt?
Organisaties kunnen kiezen voor verschillende typen nummers, waaronder:
Bestaande telefoonnummers via nummerbehoud;
Nieuwe geografische nummers;
Directe doorkiesnummers;
Algemene organisatienummers;
Internationale nummers, afhankelijk van beschikbaarheid en lokale regelgeving.
Hierdoor kan de bestaande telefonische identiteit van de organisatie doorgaans behouden blijven.
Belkosten: betalen per gebruik of via een bundel?
Een veelvoorkomend misverstand is dat een Teams Telefonie-oplossing altijd gekoppeld is aan één specifiek tariefmodel. In werkelijkheid kunnen organisaties binnen 365 Phone Connect Flex kiezen hoe het belverkeer wordt afgerekend.
Belverkeer op basis van daadwerkelijk gebruik
Bij deze optie worden alleen de daadwerkelijk gevoerde gesprekken in rekening gebracht. Dit model is vooral interessant voor organisaties:
Met wisselende belvolumes;
Met seizoensinvloeden;
Die hun kosten zoveel mogelijk willen laten aansluiten op het werkelijke gebruik.
Belverkeer via een afgekochte bundel
Organisaties kunnen ook kiezen voor een afgekocht belmodel.
Hierbij worden vooraf afspraken gemaakt over het belverkeer, waardoor de maandelijkse kosten voorspelbaarder worden. Dit model wordt vaak gekozen door organisaties die:
Intensief bellen;
Een stabiel belpatroon hebben;
Maximale budgetzekerheid wensen.
Belangrijk is dat de gebruikerservaring in Microsoft Teams in beide situaties identiek blijft. Alleen de wijze waarop het belverkeer wordt afgerekend verschilt.
Welke Microsoft-licenties zijn nodig?
Om gebruik te maken van Teams Telefonie is naast Microsoft Teams ook een Teams Phone-licentie vereist. Afhankelijk van de Microsoft 365-licenties binnen de organisatie kan deze functionaliteit reeds inbegrepen zijn of als aanvullende licentie worden toegevoegd. De exacte licentiebehoefte verschilt per organisatie en per Microsoft 365-abonnement. Bij sommige Microsoft-licenties is Teams Phone reeds inbegrepen:
Microsoft 365 E5
Microsoft 365 E7
Microsoft 365 A5
Organisaties die gebruikmaken van andere Microsoft 365-abonnementen, zoals Microsoft 365 E1, E3 of Business Premium, kunnen Teams Phone doorgaans als aanvullende licentie toevoegen. Naast de Microsoft-licentie is ook een internetverbinding nodig. 365 Phone Connect Flex voorziet in deze connectiviteit, zodat gebruikers rechtstreeks vanuit Microsoft Teams kunnen bellen en gebeld worden.
De voordelen van cloudtelefonie
Steeds meer organisaties kiezen voor cloudtelefonie als alternatief voor traditionele telefonieplatformen. De belangrijkste voordelen zijn:
Eén communicatieplatform - Chat, vergaderen, samenwerken en telefoneren komen samen in Microsoft Teams.
Minder infrastructuur - Een traditionele telefooncentrale is doorgaans niet meer nodig.
Eenvoudiger beheer - Gebruikers, telefoonnummers en instellingen kunnen centraal worden beheerd.
Schaalbaarheid - Nieuwe medewerkers, locaties en telefoonnummers kunnen eenvoudig worden toegevoegd.
Hybride werken - Medewerkers beschikken overal over dezelfde telefoniefuncties, ongeacht locatie of apparaat
Voor welke organisaties is Connect Flex geschikt?
365 Phone Connect Flex wordt toegepast door uiteenlopende organisaties, waaronder:
Gemeenten;
Overheidsinstanties;
Onderwijsinstellingen;
Zorgorganisaties;
Kleine en middelgrote ondernemingen;
Organisaties met meerdere locaties.
De oplossing is met name interessant voor organisaties die Microsoft Teams als centrale werkplek gebruiken en telefonie volledig willen integreren binnen hun bestaande Microsoft 365-omgeving.
Conclusie
365 Phone Connect Flex maakt het mogelijk om rechtstreeks vanuit Microsoft Teams te bellen en gebeld te worden via het openbare telefoonnetwerk. Organisaties profiteren van een volledig cloudgebaseerde telefonieomgeving die wordt afgenomen via een abonnementsvorm van 36 maanden, zonder investeringen in traditionele telefonie-infrastructuur. De oplossing wordt afgestemd op het aantal gebruikers en biedt daarnaast de keuze tussen belverkeer op basis van daadwerkelijk gebruik of een afgekocht belmodel. Hierdoor kunnen zowel de technische inrichting als de maandelijkse kosten worden afgestemd op de behoeften van de organisatie.
